Aide à l'utilisation du site

Précis pour une bonne utilisation du site du Rotex1690

Ce site a une orientation “système d'information” et “gestion de contenu” à usage des students exchange anciens et nouveaux, des Rotariens responsable jeunesse du District 1690, de Club, de Zone, ainsi que tout autres Rotariens. Il est sécurisé et fournit un certificat validé par une autorité de certification.

1/ Les parties du site :

  • La partie publique.

La page d'accueil, les 3 extraits aléatoires, l'agenda, l'aide et le lien d'entrée pour l'espace membre.

  • La partie authentification.

Membre, mot de passe ou lien d'inscription sur le site

  • La partie privée.

Ensemble de menu du contenu, de gestion de son profil et utilisation de la messagerie

  • La partie gestion du questionnaire officielle.

Questionnaire accessible uniquement à l'adresse suivante :

https://student-exchange.rotary1690.org

Bien que sécurisé, ce nouveau site est temporairement pourvu d'une certification autosignée. Souvent votre navigateur va vous informer d'une exception, vous pouvez la lever sans risque.

2/ Partie publique

C'est l'entrée du site et si vous êtes en train de lire cet article, c'est que vous l'avez trouvée.

De là, vous pouvez lire l'agenda, lire la suite d'un article séjour proposé aléatoirement, suivre le lien espace membre pour rentrer dans la partie privée du site.

3/ Partie Authentification

Première Inscription

Cette partie vous est nécéssaire pour rentrer soit sur la partie privée (Intranet) du site ou sur la partie questionnaire officielle (https://student-exchange.rotary1690.org) nécéssaire à la bonne marche de l'action “Student Exchange” (SE) de notre District pour le Rotary International.

Si vous n'êtes pas membre de l'association, l'accés privé vous sera interdit. Pour devenir membre de l'association, il faut :

  • Cliquer sur le lien : “s'inscrire à l'association”.
  • Remplir TOUS les champs du formulaire
  • Recopier le contenu l'image de fin de formulaire
  • Cocher la case “J'accepte les conditions d'utilisations…”
  • Cliquer sur le bouton “valider l'inscription”

Suite à ces actions, une notification par mail vous sera envoyée à l'adresse mail que vous avez inscrite sur le formulaire pour devenir membre. Dans le corps de celui-ci il ya un lien sur lequel vous devez cliquer. Ce lien renverra sur le serveur certaines informations qui lui sont nécessaires pour comprendre que vous êtes bien la personne qui a demandé à être membre de l'association.

Ensuite vous devez retourner sur le site à la page “devenir membre”, rentrer votre identifiant et mot de passe que vous avez choisi lors de demande à devenir membre et là, une nouvelle page vous demandera de régler votre cotisation. Vous pouvez adhérer de 1 an à 10 ans suivant votre motivation.

Ensuite une nouvelle page vous demande de notifier au système le moyen de paiement que vous choisissez : Espéce, Chèque ou Carte Bancaire (seule Visa ou Master Card).

Si vous choisissez l'un des deux premiers modes, vous devez faire parvenir votre réglement au trésorier qui, une fois qu'il aura encaissé votre réglement, vous validera votre entrée dans l'espace privé.

Si vous choisissez CB, il en sera de même. Une notification sera envoyée au trésorier qui validera votre autorisation d'entrée et validera implicitement votre accès à l'espace privé. Normalement le trésorier validera, s'il vous connaît, votre accès plus rapidement. S'il ne vous connait pas, il cherchera auprès des 2 membres du Conseil d'administration si ce candidat membre est connu d'eux. Il est rappelé que seuls des membres Rotex, nouveaux Student Exchange ou Rotariens ne doivent avoir accès à cette partie privée du site.

Renouvellement de Cotisation

  • Validation avant la fin de votre période d'adhésion :

Un fois rentré dans votre espace membre et depuis votre profil vous cliquez sur “Payer ma cotisation” et vous retrouverez les formulaires vous permettant de payer une ou des cotisations pour une ou des nouvelles années.

  • Validatiion après la fin de la dernière période d'adhésion :

La partie privée ne vous est plus accessible. Vous devez acquiter une nouvelle cotisation en suivant les 2 formulaires de réglement. Nous vous conseillons de régler par CB car étant déjà connu du système d'information votre ré entrée sur la partie privée vous sera possible immédiatement car sans intervention humaine.

4/ Partie Privée (Intranet)

Définissons les menus :

  • Mon compte → tous ce qui concerne votre profil et votre configuration personnelle. De la vous pouvez renseigner votre voyage, aller vers vos récits de séjour, modifier certain éléments de votre identification.
  • Envoyer un message → Cette interface vous permet d'envoyer à l'aveugle un message à destination de tous les students exchanges inscrits dans la base, filtrés selon un pays.
  • Se déconnecter → Sans commentaire
  • Ecrire un article → Cette interface vous permet d'écrire un article. Celui-ci peut-être un de ceux de vos séjours ou voyages, un à classer sous la rubrique de votre choix (Agenda activité du Rotex Séjour-Avant etc …)
  • Séjour → Cette interface vous permet de visualiser rapidement les SE présents dans la base, classé par pays et dans ceux-ci par année. De plus en choisissant une zone particulière vous pouvez faire surligner en jaune les SE de la zone. Si vous cliquez sur le lien d'un SE vous accédez directement au contenu de son ou ses articles de séjour au voyage. Les articles classés ici sont les récits de voyages que les SE font spontanément pour relater leur séjour. Il n'y a dans ces articles AUCUN élément provenant de leur réponse à leur questionnaire officiel.
  • Autres rubriques (Accueil, Activités du Rotex, Agenda, Compte rendu AG Compte Rendu CA etc …) → Classement des articles dans les rubriques selon leurs typologie.
  • Mention particulière à : Séjour-Avant. Sous cette rubrique sont rassemblées les articles d'information en direction principalement des jeunes séléctionnés avant leur départ. Ce sont les articles les informants des conditions de vie dans le pays qui leur a été attribué ainsi qu'un article de mise en garde générale.

Plusieurs cas peuvent se présenter :

Cas d'accés à cette partie privée

  • SE ayant réussi les épreuves de séléction de Décembre en attente de départ en fin d'année scolaire.
  • SE en cours de séjour à l'étranger
  • SE revenu de l'étranger
  • Rotarien YEO District ou de Zone
  • Rotarien responsable jeunesse de club
  • Rotarien sans attribution SE

5/ Partie Gestion Questionnaire

Seule la partie gestion authentification est la même pour les deux sites. La partie questionnaire est seulement accessible au student exchange en cours de séjour à l'étranger et ce uniquement pendant la période d'ouverture des questionnaires. Seul le responsable des outbounds est administrateur de ce site et c'est lui seul qui construit les questionnaires. Il les met en ligne et est seul lecteur des réponses sauf si les SE l'autorisent à en faire copie à des destinataires ciblés